微柏服务项目塘承高速公路滨海新区段成为天津首个移交原生电子档案的建设项目

在顺利完成档案专项验收工作后,微柏软件服务项目——天津市塘承高速公路滨海新区段(西中环快速-津汉高速)工程,成为了

天津市塘承高速公路滨海新区段(西中环快速-津汉高速)工程是天津市重点建设项目,全长4.196 km,工程建设费概算8.39亿元。项目于2020年5月开工建设,2022年11月完成交工验收,2022年12月实现通车运营。

作为2020年“交通强国”天津市首批试点项目,该项目引入了工程电子档案试点工作,可实现系统直接生成工程文件资料和线月,国家档案局确认塘承高速滨海新区段工程为第三批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目之一;2023年3月,该项目顺利通过档案专项验收,成为天津首个查系统形式通过档案专项验收的试点项目。2023年11月,天津市塘承高速滨海新区段电子文件归档和电子档案管理试点项目顺利通过技术验收,微柏软件提供全过程咨询与技术支撑。

塘承高速滨海新区段工程项目依托区块链技术、云技术等,应用微柏软件《交通工程质量安全管理系统》和《交通建设项目电子档案管理系统》。在天津市档案局和城建档案馆的指导下,天津高速公路集团与微柏软件及各参建单位共同探索,实现了系统直接生成工程内业文件资料,并在系统中提前嵌入了建设单位和城建档案馆等档案接收单位归档文件目录、样式等,实现快捷、准确组卷。

线上生成电子表格,通过电子签名、电子签章授权实现逐级审批,形成完整档案资料,确保资料形成真实、及时、准确、齐全、规范,有效解决传统工程资料纸质表格存在的资料破损、丢失、复印问题,以及管理人员更换导致资料管理断档、资料完善不及时等问题。

由于自主研发电子文件归档系统的特殊性,部分原生电子文件由业务系统生成,与以往工程档案介质和格式有所不同。为确保档案移交工作顺利进行,减轻企业办事流程,节省重复归档成本,天津市城建档案馆提前开展对接服务,充分了解企业需求,主动研究接收对策,对项目电子档案系统的应用给予充分认可和大力支持,打破以往需要使用城建档案馆研发程序制作电子档案归档的传统模式,配合建设单位使用自有系统移交电子档案。

为做好建设单位归档系统与城建档案馆档案管理系统的数据衔接,确保电子档案收而能用,从2021年7月开始城建档案馆多次组织档案接收、信息技术相关专业人员,到项目现场进行调研、指导服务。为建设单位系统开发人员提供接口参数,解释归档模板设置,测试验证数据对接,攻克了一个个技术难点。在符合档案管理规定的基础上,为降低建设单位制作和移交电子档案的难度,首次接收pdf格式电子文件,对原生电子档案实行单套移交、双套管理。经过多次技术对接和样例测试,及时发现问题、解决问题,保证了最终档案移交环节顺利进行。

在档案报送审查过程中,城建档案馆突破传统服务模式,优先审查、接收电子档案,提高了接收效率。为让参建单位、档案整编和系统开发人员少跑路,一次性集中解决档案整理问题,使用视频会议讨论归档细节,线上线下服务双管齐下,保证该项目建设单位、5个施工标段、2个监理标段,共8家单位的工程档案如期移交进馆。城建档案馆将进一步实现档案移交一网办理、阶段移交、全程留痕,让不同格式的电子档案移交不再成为难题,让档案移交“跑零次”的终极目标不再久远,逐步提升档案服务的现代化、便捷化水平。

未来,在“助力基建行业实现智能建造”的美好愿景推动下,微柏软件将持续致力于为工程建设提供信息化支持,持续推进数字新技术的应用,继续在电子档案管理领域深耕细作,为档案行业的发展注入新的活力。

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